Respeitável público, o espetáculo de hoje é a comunicação executiva.
No mundo corporativo, a busca contínua por aumento de eficiência, os recursos finitos (e escassos muitas vezes) e o jogo político/de poder criam muitas vezes um ambiente em que o espaço para áreas “de apoio” como Corporate Real Estate (Facilities + Projetos&Obras + Gestão Imobiliária) fica reduzido.
Bem, se os assuntos são relevantes, se há grandes valores geridos, se há riscos de continuidade do negócio em jogo e se a atração e retenção de talentos está envolvida, os gestores de Facilities, Projetos&Obras e de Imóveis não podem se colocar no papel de “mal necessário” ou “bombeiro que sempre apaga os incêndios diários” ou ficarem escondidos no subsolo e “felizes quando não se lembram de nós porque é sinal de que vai tudo bem”.
Portanto, o que precisa ser feito é utilizar a linguagem que a alta gestão entende, o que significa mostrar resultados diretos e indiretos traduzidos em valores (financeiros e números que dimensionem seu desempenho). Um meio interessante para essa tradução é o uso de unidades que façam sentido para a compreensão dos responsáveis pelo negócio e pelo desempenho financeiro da companhia. Assim, pode-se conseguir mostrar que um determinado investimento se justifica, por exemplo.
A importância da base de dados e dos indicadores de desempenho
Antes de me aprofundar na linguagem, quero antes destacar a importância de ter uma base de dados completa e confiável.
Para que prestações de contas e pleitos sejam eficazes, deve-se ter um conjunto de dados que sustente os recados que estão sendo dados. Portanto, é necessário que a informação tenha “substância”, ou seja, que os dados-referência sejam confiáveis e que se relacionem ao que é importante medir. Isso nos leva a um tema-chave, sobre o qual tenho escrito diversos posts, que é a importância dos indicadores de desempenho. Para a alta direção, eles devem demonstrar o desempenho financeiro e o desempenho operacional da área (só a parte mais estratégica desses desempenhos). Logo, deve-se avaliar quais são as melhores métricas que traduzem o desempenho financeiro, o que pode ser feito por indicadores mais “universais” como o acompanhamento do orçamento (realizado vs planejado e forecasts atualizados) como também por métricas que utilizam unidades relacionadas ao negócio e/ou estrutura da empresa (ex.: custo/unidade vendida, custo/colaborador, custo/m2 ocupados, relação % do orçamento anual da área com a receita anual da empresa). A determinação do que importa medir deve ser uma construção interna e deve ser uma iniciativa dos gestores das disciplinas de Corporate Real Estate levar a proposta aos seus superiores, se quiser mostrar interesse por uma gestão eficaz e comprometida com os resultados da empresa.
Definidos os indicadores, é importante identificar as fontes de dados. Elas vão definir a complexidade da formação dos indicadores em termos práticos, ou seja, o esforço necessário para a obtenção dos números. O ERP da empresa (Enterprise Resource Planning – software de gestão que integra diversas áreas da empresa) sempre será uma das fontes por concentrar as informações financeiras e haverá alguns outros sistemas de onde serão extraídos outros dados. Sendo os dados de valor estratégico, é de se esperar que não venham de planilhas com registros de levantamentos manuais que trazem mais risco de imprecisão por não serem de coleta automatizada, sem falar da menor produtividade que o método de levantamento representa. Porém, sabemos que é relativamente comum que isso ocorra na prática. Mas isso também deve ser objeto de ação, ou seja, se são dados importantes, deve-se defender que sejam gerados automaticamente (até porque há ferramentas com custos acessíveis para obtenção e registro de dados hoje em dia).
Dependendo da complexidade e volume dos dados a serem obtidos e tratados, é importante se pensar numa estrutura que leve em conta recursos-chave como um data lake que é um repositório centralizado onde se armazena grandes volumes de dados, tanto estruturados como não estruturados, em seu formato original. Sem querer entrar muito em detalhes técnicos, mas contribuindo um pouco com uma visão preliminar para uma boa organização de dados em um data lake, é importante considerar recursos como:
Quais Recursos Organizam um Data Lake de Facilities?
Governança:
– Definir políticas e processos para garantir a qualidade, segurança e conformidade dos dados.
Segmentação: – Dividir os dados em diferentes camadas para facilitar o acesso e o uso.
Metadados: – Armazenar informações sobre os dados, como sua origem, formato, e qualidade.
Ferramentas de análise: – Utilizar plataformas de mercado para processar e analisar os dados.
Segurança: – Implementar controles de acesso, encriptação e monitoramento para proteger os dados.
Auditoria: – Registrar e monitorar o acesso e o uso dos dados para garantir conformidade e segurança.
Fluxos de trabalho: – Automatizar processos de ingestão, transformação e análise de dados.
Foto: Oleg Laptev (Unsplash)
Comunicando
Definidos e organizados os indicadores e a base de dados, vem o momento da formatação das mensagens. Para a seleção adequada de informações e a elaboração do material a ser apresentado, é importante/útil:
Definir a razão por trás de cada um dos números apresentados. Pode ser melhor, ao invés de apenas apresentar um gráfico de crescimento de alguma variável, começar com a razão por trás desse crescimento.
Conectar diretamente as ações ou estratégias utilizadas aos resultados obtidos (ex: “a nossa estratégia A resultou em B de economia ou aumento de produtividade.”).
Apresentar os desafios (de mercado, operacionais, etc.) enfrentados no período de forma concisa, contextualizando os resultados.
Identificar os 2-3 insights mais críticos que os números revelam, mostrando o que esses resultados significam para o negócio/tema abordado, enfatizando os pontos-chave.
Fechar a apresentação (ou partes dela, se for cabível) com uma perspectiva sobre o que será feito com base nos resultados ou ações propostas (próximos passos).
Usar gráficos e infográficos bem desenhados que contêm a história por si só, evitando sobrecarga de texto (veja exemplos a seguir).
Adicionalmente, para que a comunicação seja eficaz, deve-se buscar:
O Que Torna uma Comunicação Executiva Realmente Eficaz?
Clareza e Concisão:
Objetividade: ir direto ao ponto, evitando rodeios e informações desnecessárias (o tempo é valioso).
Linguagem simples e precisa: usar termos compreensíveis para o público que recebe a mensagem. Ser específico para evitar ambiguidades.
Frases curtas: para facilitar a leitura e a compreensão.
Estrutura e Organização:
Planejamento: definir claramente o objetivo da mensagem, a audiência e o canal mais apropriado antes de comunicar.
Estrutura Lógica: organizar a informação de forma hierárquica e lógica (introdução, desenvolvimento, conclusão) utilizando títulos, subtítulos e parágrafos curtos para facilitar a leitura.
Marcadores e Listas: usar bullet points ou numeração ajuda a quebrar o texto, destacando informações importantes e facilitando a absorção do conteúdo.
Credibilidade:
Precisão das Informações: os dados, fatos e números apresentados devem ser precisos e verificáveis.
É importante conhecer o público para adaptar o tom e a linguagem, o nível de detalhe e os exemplos de acordo com quem vai receber a mensagem.
Bem, agora que temos uma sugestão de estrutura para dar bons recados, que tal experimentar e aperfeiçoar ao longo do tempo? Praticando, as melhorias virão.
Obrigado pela atenção, boas apresentações e até a próxima!
