Espaços e Imóveis: irmãos (ou primos, talvez)
De volta ao picadeiro, vamos ao nosso segundo “espetáculo” que é “REAL SPACES – Espaços e Imóveis: irmãos (ou primos, talvez)”.
Escolhi uma dupla de temas que entraram nos holofotes corporativos a partir da pandemia do covid-19, pois fazem parte da discussão sobre espaços corporativos. Lembro que espaços corporativos não são apenas escritórios, mas qualquer ambiente de trabalho, ou seja, locais de ensino (pré escolas, escolas, universidades), saúde (hospitais, laboratórios), indústrias, centros logísticos, shopping centers, usinas, fazendas, entre outros.
Gestão de Espaços e Gestão de Imóveis são dois temas distintos na lista de atividades administrativas das empresas, mas que estão fortemente conectados. Por isso, devem estar sob um mesmo “guarda-chuva”(mesma gerência, diretoria ou vice-presidência), portanto deveriam ser irmãos (ou primos). Esse “guarda-chuva” é o que se pode chamar de Corporate Real Estate que é composto por:
Gestão de Projetos & Obras
Facilities Management
Gestão de Imóveis
Dentro de Facilities Management está a Gestão de Espaços. Para ser mais claro, vamos a algumas definições:
Corporate Real Estate – refere-se ao planejamento estratégico, à aquisição, gestão e alienação do portfólio imobiliário de uma empresa, alinhando-o com seus objetivos estratégicos. Engloba atividades que dão suporte ao crescimento e à eficiência da companhia. Trata-se de gerenciar os ativos imobiliários de uma empresa como uma ferramenta estratégica para atingir seus objetivos.
Facilities Management – área dedicada a apoiar pessoas que garante a funcionalidade, o conforto, a segurança, a sustentabilidade e a eficiência do ambiente construído.
Gestão de Espaços – enfatiza o planejamento estratégico, a organização e a supervisão do espaço físico de uma empresa para garantir o uso eficaz. Isso inclui áreas comuns, áreas de reunião e espaços de trabalho individuais para otimizar a experiência dos funcionários, visitantes e da organização.
Gestão de Imóveis – trata da gestão das ações e documentos que garantem eficácia da gestão dos imóveis (próprios ou alugados). Engloba transações imobiliárias (compra, venda e locação), legalização de imóveis (obtenção e manutenção de licenças relacionadas a imóveis válidas, gestão/controle de pagamentos de impostos e taxas) e gestão de contratos de locação (relacionamento com proprietários e/ou inquilinos, renegociação desses contratos, gestão/controle de pagamentos de aluguéis – a receber e/ou a pagar).
Portanto, a estrutura de Corporate Real Estate (CRE) pode ser definida, de forma simplificada, conforme ilustrado na Figura 1 a seguir.
A Figura 1 acaba de me desmoralizar porque mostra que esse dois temas protagonistas do espetáculo de hoje são, na verdade, sobrinho e tio. A Gestão de Espaços é filha de Facilities, que é irmã da Gestão de Imóveis. Brincadeiras à parte, a estrutura organizacional pode variar um pouco em função de diversos fatores, mas é importante conhecer as interdependências e sinergias entre as áreas e, ao mesmo tempo, as especificidades e, por consequência, as habilidades, conhecimentos e experiências requeridos por cada umas das áreas e seus profissionais.
Entendo que Gestão de Espaços e Gestão de Imóveis estão fortemente conectados porque, com base na forma como uma empresa utiliza seus espaços, no espaço demandado e nas características das operações, a área de Gestão de Espaços alimenta de informações a área de Gestão de Imóveis sinalizando demandas por mais espaços, menos espaços ou outros espaços. Da mesma forma, a área que gere Espaços (Facilities) tem também conexão com a de Projetos & Obras que se alimenta das suas informações para realizar estudos, projetos e obras de ampliação e/ou remodelagem de espaços ou para realizar retrofits ou projetar e construir os novos espaços a serem ocupados, mas não vamos nos aprofundar aqui nessa relação.
Gestão de Espaços
Como citado, a área de Gestão de Espaços tem que dominar a forma como os espaços são ocupados. Para isso, precisa ter meios eficientes para medir o uso de espaços e assim conhecer realmente as demandas (novas ou reprimidas), os locais subutilizados, a tipologia dos espaços requeridos, bem como a área demandada para cada tipo de uso. Precisa, ainda, entender a interconexão entre as áreas para que os fluxos e vizinhanças sejam coerentes e produtivos. Por isso, demanda as competências de arquitetos especializados em projetos desta natureza.
O controle do uso de espaços hoje é feito com precisão e agilidade por sistemas de custo acessível. Eles não apenas ajudam a tornar mais precisa e ágil a inter-relação entre as áreas de Gestão de Espaços (Facilities) e de Imóveis, como também ajudam diversas áreas de Facilities a proporcionar melhores experiências a usuários e gestores, tais como:
A reserva e o monitoramento da ocupação de salas de reunião e auditórios;
O acompanhamento da ocupação de restaurantes e refeitórios;
O acompanhamento da ocupação de estacionamentos;
A reserva e o monitoramento da ocupação de estações de trabalho e outros espaços;
Os usuários que podem se dirigir diretamente a uma sala previamente reservada, escolher um melhor horário para fazerem suas refeições sem precisarem se deslocar, saberem onde estacionar seus veículos e que mesa podem ocupar num determinado dia e horário. Trazem também informações muito úteis aos gestores, tornando mais alta a qualidade dos serviços prestados (veja exemplos de sistemas de gestão de espaços nas Figuras 2 a 5).
Outra atribuição típica da área que gere espaços é realizar projetos e mudanças que façam pequenos ajustes no layout dos ambientes corporativos, deixando as reformas de maior porte à área que se ocupa de realizar Projetos & Obras. É claro que essa divisão de papéis faz sentido a partir de um certo volume de demandas que justifique estruturas separadas. Portanto, muitas vezes, todas as atribuições de CRE estão sob a gestão de um único departamento e é preciso ter atenção sobre as mudanças que o crescimento de uma empresa está provocando para que se possa perceber que é hora de ajustar a organização da área. Esse ajuste pode e deve ser feito com a ajuda de empresas que saibam diagnosticar e sugerir as mudanças na estrutura organizacional, nos processos e ferramentas e os gestores precisam estar atentos aos sinais que indicam a necessidade de mudança.
Gestão de Imóveis
Na Gestão de Imóveis, é importante que os envolvidos tenham preparo adequado para lidar com negócios imobiliários em suas diversas frentes. De novo, o porte e complexidade da empresa vai definir a estrutura bem como especialização da equipe. Ela precisa ser capaz de entender os movimentos internos (crescimento ou diminuição das operações ou mudança de suas características) e, identificada uma nova demanda, ter meios para realizar com agilidade e adequados custos as negociações necessárias. Para isso, precisa se manter bem informada sobre os movimentos de mercado. Sobre esse assunto, é importante contar com informações de empresas independentes que estudam os movimentos de mercado (veja Figuras 6 a 8). A área de Gestão de Espaços também deve contar com assessoria de empresa especializada, neste caso para a busca e suporte à negociação de novos espaços.
Para as legalizações, deve-se ter atenção a todos os documentos necessários para que uma edificação se mantenha em condições legais, como licenças técnicas tais como Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB – São Paulo/SP), licenças para operação de elevadores, de sistemas de geradores de energia elétrica, de locais de reunião (ex.: São Paulo/SP demanda Alvará de Funcionamento para Local de Reunião para ambientes ocupados por 250 pessoas ou mais e com renovação anual). Como a legislação e normas alcançam muitos temas e sofrem mudanças e atualizações, é importante estar bem assessorado para evitar uma situação ilegal, pondo em risco a continuidade dos negócios.
Também é papel dessa área, gerir o pagamento (e o orçamento) de impostos prediais (IPTU), taxas e serviços relacionados ao pagamento e obtenção de todos esses documentos. A validade desses documentos, os prazos de pagamento, assim como os de renovação de licenças e contratos de aluguel, ou seja, o controle de datas-chave é outra importante responsabilidade dessa área.
Conclusão
Essas “áreas parentes”, portanto, devem ser mantidas próximas, usufruindo de suas sinergias e, ao mesmo tempo, respeitando a diversidade de conhecimentos, dinâmicas, processos, stakeholders e fornecedores necessários para que sejam atendidas de forma eficaz dentro das organizações. Ter equipe adequada para gerir o tema é investimento na eficácia. As consequências de não ter equipe e fornecedores preparados para lidar com essas disciplinas podem impactar os negócios e, em muitos casos, custar muito mais que a estrutura e recursos demandados.
É muito comum observarmos empresas de médio e grande porte sofrerem com as “dores do crescimento”, mas não serem capazes de notar o quanto esses temas “doem” ou como poderiam estar melhor estruturados para evitar os danos sentidos com um esforço (e custo) muito pouco relevante. Organizar-se para controlar e medir o que mais importa dentro desses temas já é um grande passo inicial.
Outra boa prática, que fica no nível mais estratégico da área de CRE, é elaborar um Plano Diretor de Espaços. Ele deve ser gerenciado pela área de Gestão de Espaços, mas as decisões ficam num nível superior (ex.: um comitê num nível de diretoria ou C-Level para envolvimento de outras áreas nas decisões estratégicas). Esse plano fará a ligação entre a estratégia corporativa, para os próximos 3 a 5 anos, e o uso de espaços (expansões, retrações, mudanças, etc), entre outras funções.
Espero ter ajudado de alguma forma “iluminando” esses temas e aguardo sugestões de temas que sejam do seu interesse.
Obrigado por acompanharem mais esse “espetáculo” e até a próxima!
Referências:https://www.ibm.com/br-pt/products/tririgahttps://archibus.com/https://www.arotech.io/https://siila.com.br/noticias/vacancia-escritorios-sao-paulo-22-8-alta-algumas-regioes/7590/lang/pt-brhttps://revista.buildings.com.br/menor-taxa-de-vacancia/
