Seis fatores que mudaram o escritório
Por cerca de 100 anos, as mudanças no projeto de escritórios foram lentas. A partir dos anos 90, seis fatores passaram a pressionar arquitetos, planejadores e gestores a repensar como apoiar a forma como as pessoas trabalham: fatores econômicos (pressão para reduzir custo com imóveis e instalações), tecnologia (dispositivos móveis que permitem trabalhar em qualquer lugar), natureza do trabalho (mais volátil, baseado em conhecimento e colaborativo), força de trabalho (até 4 gerações convivendo, cada uma com expectativas diferentes), preparação (planos de contingência e continuidade de negócio) e meio ambiente (edifícios comerciais respondem por 19% do consumo de energia comercial nos EUA).
Cada empresa tem sua própria cultura, vive seu próprio momento e tem seu nível de maturidade na gestão de espaços — por isso, uma boa estratégia de espaço é sempre a que se ajusta a essas três variáveis, não um modelo genérico copiado de outra empresa.
Um caso real: de 40 minutos a 40 segundos
Em um projeto de nova sede conduzido pela ARO, reposicionar equipes, almoxarifado de equipamentos e estacionamento — tornando-os vizinhos dentro do mesmo bloco — reduziu um processo interno de 40 minutos para 40 segundos, com ganho direto de produtividade numa atividade ligada ao negócio. É esse tipo de ganho, e não apenas economia de metro quadrado, que justifica investir em planejamento de espaços — válido para empresas de todos os portes, desde que gere ganho de produtividade ou suporte a uma demanda estratégica.
Dado o ritmo de mudança do negócio e da tecnologia, o horizonte ideal para um Plano Diretor de Espaços encolheu: cerca de 3 anos parece hoje um período razoável para o plano dar conta de zoneamento, fluxos, vizinhanças e, num nível mais detalhado, padrões de acabamento, mobiliário e comunicação visual.
Quatro passos do Plano Diretor de Espaços
| Passo | O que envolve |
|---|---|
| 1. Programa do projeto | Relacionar necessidades de espaço por função/área, vizinhanças, fluxos e necessidades operacionais |
| 2. Padrões | Definir padrões de mesas, salas, divisórias e comunicação visual — o “look and feel” dos ambientes |
| 3. Projeto detalhado | Projetar a ocupação de cada site (arquitetura e complementares) pensando já na operação |
| 4. Plano de gestão | Montar o plano de gestão de Espaços e Facilities considerando cultura, momento e maturidade da empresa |
Na transição para a nova operação, vale ter processos, indicadores e contratos já em uso antes da inauguração — e preparar bem a comunicação sobre novos recursos e regras. Depois, uma Política de Uso de Espaços orienta o dia a dia, e a tecnologia (sensores, IoT) torna a gestão contínua mais precisa — tema que a ARO aprofunda no E-book 2, sobre Tecnologia.
