Seguindo nossa premissa empresarial de tornar os processos mais simples, surgiu entre nós o desejo de explicar através de uma única imagem o complexo mundo de Buildings, Workspace e Facilities (BWF) e assim chegamos à imagem ilustrada a seguir que traduz a nossa visão integrada e sistêmica de como as organizações poderiam estruturar-se para melhorar a performance dos seus Ambientes de Trabalho.
A diversidade de ocupantes e usuários das edificações, principalmente em razão das muitas gerações (baby boomers, X, Y, Z, milleniuns, etc) que co-habitam este ecossistema, transforma os edifícios em unidades vivas e complexas, daí a necessidade de organizar minimamente as disciplinas. Por isso, convencionamos chamar de: 1) Projetos e Obras, 2) Gestão de Imóveis e 3) Facilities, visando estabelecer uma harmonia e interdependência destas atividades para obter-se o melhor desempenho nas edificações.
Entendendo a Cultura, Momento e Nível de Maturidade
Para integrar atividades tão distintas e ao mesmo tempo relacionadas entre si, buscamos criar um Modelo de Gestão por Performance de grande abrangência, com indicadores simples, efetivos e robustos, buscando a simplificação e organização dos processos.
Este modelo só faz sentido se entendermos os limites de contorno de cada organização empresarial e assim nos aprofundarmos no entendimento de três fatores-chave para customizar
as melhores soluções: A) Cultura Organizacional que é única, DNA da companhia; B) Momento da Empresa, que pode estar crescendo, se separando, fundindo ou sendo vendida e, por último, mas não menos importante, C) Nível de Maturidade de gestão em cada um dos itens (escopo) que iremos avaliar.
Para chegar no melhor modelo de gestão e/ou contratação de serviços relacionados a BWF – Buildings, Workspace e Facilities, começamos por entender as diversas partes interessadas, em todos os níveis da organização, ou seja, quais são as expectativas e necessidades de entrega para estes escopos. Depois, aprofundamos a análise dos dados históricos operacionais e de consumo destes serviços, somados a um detalhado estudo da performance dos prestadores de serviços ou colaboradores próprios, para então definir ou redefinir os indicadores de performance (KPI) e os respectivos acordos de nível de serviço (SLA) que melhor traduzem as expectativas e necessidades identificadas nas etapas anteriores.
Em cada pilar do conceito BWF identificamos atividades de impacto em todo o Ciclo de Vida de uma edificação e, considerando que aproximadamente 25% do custo total desse Ciclo de Vida está concentrado em 3 a 5 anos durante a fase de Projeto e Construção, precisamos ter muita atenção nas decisões deste período, pois impactarão os 75% restantes relacionados aos custos operacionais da edificação nos próximos 30 / 40 anos.
Colocando o fato em simples exemplos, as definições e possíveis falhas em Projetos, podem não apenas impactar o processo durante a Obra, como atrasos em uma reforma ou nova construção, mas também ter impacto direto no desempenho da edificação. Como exemplo, a escolha inadequada de material do telhado gera um vício de construção (vazamentos) e assim custos adicionais de manutenção para reparos, causando perdas materiais (e até de imagem) para as companhias. Uma decisão imprópria sobre fluxos, pode trazer problemas operacionais e até de experiência do usuário, como no caso do posicionamento inadequado da central de resíduos que pode provocar fluxo de saída de lixo por circulações de acesso.
Como exemplo de problema na Gestão de Facilities/Properties, pode haver falhas como um simples problema de manutenção no ar condicionado que cause desconforto muitas vezes além do tolerável, ou ainda recorrentes problemas de limpeza e/ou no acesso de convidados na recepção do prédio que podem impactar na decisão de mudança de um inquilino no momento de uma renovação de contrato, gerando assim relevantes prejuízos aos proprietários.
Na Gestão de Imóveis, pode haver uma licença vencida que torna as operações ilegais e sujeitas a interrupção ou falha no controle de pagamento de tributos e/ou aluguel do imóvel causando prejuízos financeiros.
A Complexa Ocupação dos Espaços de Trabalho
O desenho dos espaços corporativos ou mesmo os custos operacionais para manter as instalações em bom funcionamento, tem como base as PESSOAS e, portanto, nossas atenções deveriam estar voltadas 100% para os colaboradores, usuários e visitantes das edificações, afinal a razão da existência de qualquer ambiente construído é servir estas pessoas.
Como dissemos antes, existe uma grande complexidade na gestão da ocupação de edificações corporativas, dado que o mesmo ambiente de trabalho é usado por diversas gerações, com diferentes expectativas em relação a estes espaços. Isso é agravado com a diversidade de recursos utilizados a partir da modernização das instalações com novas tecnologias embarcadas, seja no próprio edifício (elevadores e sistemas de ar condicionado automatizados) seja através dos dispositivos utilizados pelos usuários (smartphones, tablets, etc).
Enfrentar essa complexidade e melhorar a qualidade destes ambientes, começa por deixar as tarefas operacionais dos gestores de Facilities/Properties e Real Estate mais simples, ágil e confiável. Sendo assim, concebemos em nossa metodologia a aplicação de menos e mais objetivos indicadores de performance (KPI) com acordos de nível de serviço (SLA) mais simples de medir e visualizar (de forma automatizada quando possível) através de dashboards criados ou existentes nos sistemas (softwares) de gestão e, com isso, esperamos liberar o tempo desses gestores para atividades mais estratégicas, conectadas com o core business das organizações.
Considerando que estes custos de BWF são usualmente a segunda ou terceira maior despesa das companhias, qualquer otimização de tempo significa um grande impacto na lucratividade da empresa. Quando otimizamos o tempo, evitamos desperdício, mitigamos riscos, somos mais produtivos e eficientes, ou seja, aumentamos a sustentabilidade da organização empresarial.
Como consequência natural deste processo, recomendamos muitas vezes um redesenho da estrutura organizacional de gestão de BWF, que deverá estar mais otimizada e conectada com a organização, provavelmente mais enxuta, ficando 100% alinhada com os objetivos, cultura e valores da empresa.
Se gostou deste conteúdo e acredita que podemos auxiliar na gestão BWF da sua empresa, entre em contato conosco através de contato@arocorp.com.br.
