Como o conceito que norteia a inovação de produtos pode ser aplicado na melhoria dos Ambientes?
O Design Thinking é resultado da evolução de estratégias que representaram o contexto de profissional de designers de gerações, mas que encontrou grande expansão na atualidade, com representantes como Tim Brown, CEO da Ideo, empresa americana que é líder em consultoria de design. Com metodologia definida para promover inovação, o conceito expandiu-se para outras áreas de atuação ou segmentos. “Hoje em dia, o design é importante demais para ser deixado para os designers”, afirma Tim Brown em seu livro Design Thinking, uma metodologia poderosa para decretar o fim das velhas ideias, publicado em 2010 pela Editora Elsevier.
O conceito mergulha profundamente nas necessidades, analisando os problemas sob a ótica de uma equipe estrategicamente definida e levanta ideias visando promover experiências excepcionais aos usuários. Empresários e gestores dos diversos segmentos passaram a adotar esta estrutura em seus modelos de gestão.
Como o Design Thinking pode ser aplicado na Gestão de um Empreendimento?
Considere o conceito BWF – Buildings, Workspace e Facilities (confira artigo sobre o tema em https://bit.ly/2A8D9hC), criado pela ARO visando apresentar uma visão integrada e sistêmica para melhor Gestão de Projetos e Obras, Ativos, Ambientes de Trabalho e os servços de Facilities. O grande desafio é definir um Modelo de Gestão de Alta Performance que permita uma visão ampla de todo o empreendimento, administrando de forma otimizada os recursos, trazendo informações relevantes para auxiliar a alta Gestão na tomada de decisão.
Ao aplicar a metodologia de Design Thinking na estruturação de um modelo de gestão para os Espaços de Trabalho, é recomendável envolver as pessoas chaves responsáveis pelos processo, inclusive os usuários do empreendimento, os fornecedores e terceiros.
Relacionando esta questão aos pilares do Design Thinking, que são Empatia, Colaboração e Experimentação, teremos:
A. Empatia: é preciso identificar a dor e as necessidades de todos os envolvidos em cada departamento ou processo. A compreensão das experiências pessoais, dos contextos sociais e mesmo a história de vida das pessoas envolvidas deve ser compreendida, pois a modelagem de processos deve envolver a integração de pessoas aos ambientes. Este é o pilar central do Design Thinking.
B. Colaboração: a metodologia envolve a participação de pessoas de várias disciplinas e áreas, pois vários pontos de vista são necessários para inovação dos processos. Com isto, é possível obter-se soluções que atendam as mais amplas necessidades
C. Experimentação: as ideias concebidas devem ser viabilizadas e testadas na prática, considerando-se o envolvimento de todos os interessados. Exemplo: uma plataforma IoT integrada que possa medir a ocupação dos Espaços de Trabalho. Deve ser testado em algumas áreas e/ou departamentos antes de ser implementado massivamente. Frente aos feedbacks, alterações, melhorias e atualizações podem ser realizadas.
Como o Design Thinking é utilizado para criação e definição de novas estratégias que atendam dores e necessidades, seu processo envolve etapas importantes.
As Etapas do Design Thinking para Gestão dos Espaços de Trabalho
1) Imersão: Envolve toda a apuração de dados reais, coleta-se todas as informações para a criação de uma estrutura de aprendizado. Absorve-se a cultura da empresa, o conhecimento de seus usuários, o público-alvo, os recursos, operações, a imagem da corporação entre outros fatores. Além de ser necessário conhecer a amplitude do empreendimento, é válido descobrir as diversas necessidades existentes, o que também tecnicamente pode definir-se como dores. Neste momento, exercita-se o pilar da empatia.
2) Análise: com informações e dados levantados na etapa de Imersão, é preciso identificar os padrões comportamentais das pessoas interessadas, da clientela e colaboradores e como estes suprem ou suprirão suas necessidades. Vale a pena considerar as atitudes de Empreendimentos similares e como estes estão conceituados. A Análise SWOT, que identifica forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, pode ser de grande valor nesta etapa, mas outras ferramentas podem ser de grande auxílio, como a utilização de indicadores como o KPI, caso estejam implementados. E na análise que se definem as informações reais, determinando-se os problemas a serem resolvidos.
3) Ideação: frente a realidade levantada na imersão e conceituada em análise, esta etapa envolve o processo criativo de apontar-se as soluções consistentes para as necessidades de todo o contexto. A ideação envolve reuniões e mesmo os chamados brainstorms. Ela envolve o pilar da colaboração, com ideias de todas as frentes envolvidas nas operações. A ideação deve ser livre e permitir a manifestação das ideias, a princípio, sem julgamentos, para não haver inibições de possibilidades. As ideias praticáveis devem ser selecionadas.
4) Criação do Protótipo: em design de produto, esta etapa corresponderia a fazer um protótipo de produto para teste. No caso de Modelo de Gestão dos Espaços de Trabalho , seria o momento de preparar um teste ou simulação envolvendo pessoas interessadas das várias operações. Na etapa anterior, selecionou-se ideias implementáveis e todas elas são colocadas nesta primeira versão deste modelo que será testado.
5) Testes: aplicar o protótipo ou a testagem do modelo ou recurso implementado é promover as primeiras experiências da inovação. Deve-se considerar uma amostragem que represente todas os setores da empresa e verificar-se os sucessos e insucessos. Caso haja mais insucessos, eles devem ser reencaminhados a análise, para nova ideação e prototipagem. Do contrário, parte-se a implementação.
O Design Thinking é muito eficaz para renovação de processos. Ele procura solucionar problemas, envolver as pessoas na proposta de soluções com criatividade e promove a experiência prática, com testagem da eficiência das novas propostas. Estabelecer estas etapas em Modelos de Gestão dos Espaços de Trabalho é possibilitar a renovação contínua, criando-se fluxos mais inteligentes e fluentes, promovendo upgrades bem-sucedidos. Os impactos podem ser a conquista de uma melhor gestão de tempo, melhor direcionamento de recursos e a conquista de usuários mais satisfeitos.
