O mundo foi impactado com a chegada do COVID-19. O vírus propagou-se de forma acelerada, trazendo o quadro de pandemia. Empresas e organizações foram desafiadas e tiveram que adequar-se rapidamente, para evitar a contaminação de seus colaboradores, clientes e stakeholders, além de manterem suas organizações funcionando.
Frente a esse cenário, uma crise configurou-se, desafiando gestores a tomarem medidas rápidas, como alocar equipes de trabalho em home-office quando possível, ou aplicar medidas de segurança aos colaboradores e fornecedores que necessitam compartilhar o mesmo espaço. Embora este momento seja crítico, existe nele a oportunidade para a disrupção dos padrões quanto aos ambientes de trabalho e seu gerenciamento.
A iminência da crise levou a ARO a refletir sobre pontos essenciais, apresentando-os na forma de dicas, para você, que assume a posição de gerenciamento executivo em uma empresa, possa ter um melhor direcionamento de suas ações visando evitar maiores perdas e descontinuidade dos negócios.
1. Estabeleça um Programa de Prevenção e Combate a Pandemia para sua empresa
Sua empresa ou organização é constituída de pessoas: colaboradores, fornecedores, clientes, terceiros, entre muitas outras. Cada pessoa existe em círculos sociais, como família, colegas de estudos, amigos e profissionais. Não adianta tentar escapar da necessidade do isolamento social requerido, quando o bem maior de cada ser humano é sua saúde e, no mínimo, a saúde de seus entes queridos. Se de um lado existe a grande preocupação sobre como a economia sobreviverá, do outro é necessário tomar-se atitudes efetivas contra a epidemia.
Frente a esta realidade, faz-se necessário dar o pontapé inicial em um Programa Empresarial de Prevenção e Combate à Pandemia. Um planejamento que não apenas deve trazer os direcionamentos da empresa quanto aos ambientes de trabalho, mas também deve engajar, através da conscientização, as atitudes de cada pessoa, incluindo-se nisto também seus círculos sociais, no combate ao Coronavírus. Isto será exposto melhor na dica 4, que envolve a cultura empresarial.
2. Desenvolva estratégias que flexibilizam o ambiente de trabalho
Em uma simples análise, pode parecer que áreas como administração, gestão financeira, marketing, entre outras, podem ser direcionadas diretamente ao home-office. As áreas como produção podem trabalhar em escalas, em um ambiente higienizado e com todos os cuidados.
A questão é a seguinte: tudo está em seu devido preparo, para que as operações continuem com fluência? É impossível desvincular pessoas, sua cultura e recursos do ambiente de trabalho, portanto, faz-se necessário um planejamento integrado e inteligente que envolva os ambientes e os fatores que os envolve.
Por exemplo, quem vai atuar remotamente pode não possuir uma infraestrutura completa, como uma boa conexão com a internet, ou mesmo desconhecer sobre como utilizar plataformas de conectividade. O sistema da corporação é flexível para conexões remotas? Existe uma criptografia segura para esses acessos? A infraestrutura de todos os lares são compatíveis para as operações? Cada colaborador atuará com ergonomia adequada? É preciso pensar no que é necessário dispor para estes que profissionais atuem em suas casas visando a produtividade. Mais adiante, na dica 3, será abordado sobre a necessidade de integrar plataformas de tecnologia nesta adequação.
No tocante às pessoas que poderão ir a fábrica ou ao ambiente de trabalho, é preciso garantir que o ambiente atenda requisitos da OMS e do Ministério da Saúde, dispondo de recursos para higienização e condições que permitam pessoas trabalharem com menos risco em seu processo produtivo. Esses recursos necessitam estar ao alcance das equipes de trabalho com toda performance. Também deve ser considerado o trajeto das pessoas ao trabalho e seu retorno. E a conscientização pessoal de cada colaborador, terceiro ou fornecedor presente, sobre os cuidados de prevenção, como apresentado na dica anterior, é essencial.
Ao tomar as medidas necessárias, você, como gestor, deve definir as condições de ambientes em processos que proporcionem sua máxima fluidez. O benefício disto é que, após a pandemia, você contará com métodos para enfrentar outras crises e poderá melhorá-los, ganhando amplitude na forma de gerir ambientes de trabalho, ou mesmo aproveitar estes aprendizados corporativos como opções que permitam a expansão da corporação.
3. Estruture plataformas conectivas
Seu sistema de gestão informatizado, como já observado, precisa ser remotamente flexível, permitindo acesso dos colaboradores que atuam a distância e que também integre os ambientes compartilhados em integração. É ideal ter uma intranet desenvolvida que disponibilize informações atualizadas, com uma sincronia que atualize todos os envolvidos nas operações da empresa com a informação necessária.
A boa notícia é que existem muitas ferramentas de TI disponíveis para possibilitar a integração. Os aplicativos que permitem a videoconferência, possibilitando reuniões, são fundamentais para você integrar pessoas no processo. Configurar protocolos para acesso seguro também é ideal.
Com plataformas de tecnologia bem-definidas, sua empresa superará as barreiras de ambiente e poderá atuar com fluidez no trabalho.
4. Consolide a cultura empresarial para o momento de crise e engaje equipes com produtividade
Lembra da Dica 1, que fala sobre estabelecer-se um Programa Empresarial de Prevenção e Combate à Pandemia? Este programa, na verdade, deve abranger todas as outras dicas até agora. Ele deve envolver todas as ações para adaptar a estrutura de trabalho, mas também conquistar o engajamento das pessoas. É muito importante que todos que compõe suas equipes e, mesmo outros stakeholders estejam integrados na visão da empresa para este momento.
Todos devem se comprometer em um clima de empatia, assumindo uma postura flexível em sua atuação para minimizar os impactos da crise. Para isso acontecer, ações de conscientização podem ser motivadas através da Intranet, ou por meio de reuniões por videoconferências, com informações ou mesmo dicas.
É muito importante os gestores da empresa obterem os feedbacks contínuos de suas equipes. A disrupção dos ambientes somente é possível com a disrupção da mentalidade. Gestores precisam ser claros com as pessoas envolvidas no âmbito da conscientização, mas também devem estar atentos em ouvir suas necessidades.
Conquistando-se o engajamento das equipes e stakeholders, você terá possibilidade de fluir e aplicar as inovações necessárias.
5. Cheque os processos e avalie continuamente
Ao implementar as adaptações e inovações, é imprescindível apurar resultados, problemas, necessidades, entre outros fatores, na forma de dados. A análises destas informações possibilitará a medição da eficácia nos processos realizados
Checar a motivação das pessoas também é essencial. Em todos os ambientes, remotos ou não, é importante avaliar como está a situação de vida de cada colaborador.
6. Mantenha isenção e conte com uma consultoria para auxiliar na condução deste processo
Por mais que a pandemia do COVID-19 seja um acontecimento inesperado, ter um apoio profissional com experiência em orientar vários segmentos empresariais, mesmo em situações de crise, pode fazer toda a diferença no sucesso do plano.
Dentre os fatores importantes na elaboração de qualquer plano desta natureza, será importante aprofundar no entendimento sobre os requisitos de prevenção necessários, estabelecidos pelas principais entidades, como a OMS e o Ministério da Saúde.
Integrar o plano com soluções adequadas para a gestão das diversas áreas como tecnologia, administração predial, segurança no trabalho, gestão de infraestrutura predial, RH e muitos outros departamentos da empresa é fundamental.
Para o atendimento das necessidades dos colaboradores que atuam remotamente, será necessário auxiliar e/ou providenciar os recursos adequados, apresentando soluções ergonômicas, conectivas e que facilite sua gestão empresarial.
A ARO assume junto a você, o desafio permanente de Continuidade dos Negócios, pré, durante e após a pandemia, por isso conte conosco se precisar de qualquer auxílio nestas etapas do processo.
