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Uma nova visão sobre as relações entre Pessoas, Ambientes e Processos

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A combinação entre fatores tecnológicos, sociais e circunstanciais nos leva a uma reflexão profunda sobre a relação entre Pessoas, Ambientes e Processos Empresariais. Neste artigo, consideramos também o recurso tempo e como ele deve ser analisado.

O impacto do Espaço-Tempo nas Evoluções Tecnológicas

Se mergulharmos na jornada em cada uma das revoluções industriais, podemos dizer que a relação homem, tempo e natureza, vem sendo transformada. Desde a máquina a vapor (século XVIII), com a construção das ferrovias, tivemos um maior fluxo de mercadorias, ampliando as relações internacionais e o processo de urbanização. Com a chegada da energia elétrica (1850 à 1945), além da evolução dos meios de transporte (automóveis e aviões), também a comunicação teve um enorme progresso. A dinâmica do mercado de alimentos passou por uma transformação sem precedentes com a possibilidade de refrigeração, prolongando assim a vida útil para consumo.

A chamada Terceira Revolução Industrial, iniciada entre 1950 e 2010, marca a passagem da mecânica analógica à mecânica digital. A internet conectou o mundo em rede e a noção espaço-tempo ficou ainda mais estreita. Desde 2011, temos visto a rápida inserção da Indústria 4.0 trazendo conceitos ainda mais tecnológicos que possibilitam integração total entre Pessoas, Ambientes e Processos como, por exemplo, Internet das Coisas (IoT) e Inteligência Artificial (AI).

A confluência de Tecnologias passou a permitir uma nova experiência às pessoas. Conceitos como CX (Costumer eXperience ou eXperiência do Consumidor) e UX (eXperiência do Usuário) adquiriram grande importância. O mundo virtual adentrou à realidade das relações comerciais e empresariais, sociais e de trabalho.

A reflexão sobre este breve resumo, traz uma percepção latente do que cada transformação tecnológica trouxe de impactos nas diferentes gerações neste tempo-espaço.

Pessoas na Era da Instantaneidade

No mundo de hoje, pessoas obtêm respostas às suas necessidades em tempo real, ou quase isso. Devemos nos lembrar que o conceito de inovação não cabe apenas à tecnologia. Novas formas de viver, de consumir, de trabalhar, de se comportar estão presentes em nosso dia a dia. Por este motivo, a era da instantaneidade enaltece o conceito de CX – eXperiência do Consumidor. As pessoas desejam ser surpreendidas. Para isso, múltiplos canais de marketing e vendas surgem no mercado multicanal ou omnichannel, e as empresas que consideram esta nova perspectiva de consumo, estabelecem uma convergência destes canais, na definição de plataformas Omnichannel (todos os canais integrados). Hoje o cliente pode escolher comprar online através do site ou App no celular e retirar seu pedido na loja. Ou ainda, experimentar roupas, ou sapatos em uma loja física e concluir a sua compra em casa pela App no celular. Para oferecer então a melhor experiência ao consumidor, as Empresas têm inovado nas diversas possibilidades dos seus canais de venda e atendimento.

No entanto, estas mesmas pessoas que tem grande oferta de produtos e serviços como consumidores, são moradoras de um condomínio, trabalham em empresas, indústrias, ou mesmo são gestoras nestes ambientes corporativos. Aí temos um ponto de estrangulamento, dado que a experiência excepcional vivida como consumidor, muitas vezes não entra em choque com a realidade dos ambiente de trabalho, onde temos processos retrógrados, ambientes burocráticos, de alta complexidade e baixa produtividade que oneram o atendimento ao cliente, travam os fluxos operacionais, gerando assim péssimas experiências aos usuários nos ambientes corporativos.

A recomendação então para as organizações é ter um melhor alinhamento das estratégias corporativas, onde a experiência excepcional do consumidor (CX), deveria estar alinhada com Processos internos mais simples, e assim, também os seus Colaboradores, Fornecedores e outras pessoas interessadas, tenham experiência excepcionais como usuários (UX).

Ambientes na Era da Instantaneidade

Nos últimos tempos, muitas Empresas aderiram aos ambientes flexíveis de trabalho. Essas empresas já mantinham colaboradores em diversos regimes de contrato, atuando remota ou presencialmente dependendo da estratégia e cultura de cada organização. A quebra do limite físico através do uso de Tecnologia para a comunicação à distância, além de gerar grandes economias com a redução de espaços, pode quebrar também barreiras culturais e aumentar a velocidade de comunicação entre diferentes pessoas, culturas e países. É claro, que certas atividades, como fabricação de itens, distribuição de produtos, entre outras, demandam do trabalho presencial, mas muitas destas empresas também tiveram grandes avanços na otimização de Processos com o uso de Tecnologias disruptivas em seus ambientes de trabalho..

O mundo foi surpreendido pela Pandemia do COVID-19, e forçou cidadãos de todo o planeta ao isolamento, no entanto as empresas precisavam continuar suas atividades, e os empresários decidiram pelo home office como ação rápida para resolver o problema, sem muito tempo para planejar ações mais elaboradas. Rapidamente, softwares de gestão, criptografia, entre outras ferramentas foram disponibilizadas para permitir a fluidez do trabalho remoto. As casas dos colaboradores foram adaptadas para receber móveis mais ergonômicos e equipamentos que antes eram proibitivos em tempos comuns. Com um certo sucesso e produtividade similar ao modelo antes vigente, algumas empresas reduziram ou adaptaram os seus espaços corporativos, economizando despesas como transporte, aluguel, serviços, etc. Com certeza muitas destas empresas nunca mais retornarão ao modelo anterior, no entanto recomendamos bastante cautela, pois a flexibilização dos ambientes de trabalho deve considerar as natural necessidade de interação social entre as pessoas, característica ainda mais presente em países latinos como o Brasil.

O impacto desta crise foi a inclusão de requisitos que tratam de riscos biológicos que antes não estavam presentes nos ambientes físicos. Entendemos que as incertezas sobre vacinas e erradicação do vírus, moveram as empresas para o novo planejamento dos Espaços, e muitos destes cuidados serão incorporados ao ambiente, principalmente empresas com maior risco ao seu negócio (indústria alimentícia, farmacêutica, etc), porém muitos serão naturalmente deixados de lado ao longo do tempo.

Um espaço de trabalho pode ser em um local físico, na empresa, mas pode ser também habilitado em um cômodo na casa do colaborador ou um café próximo de casa ou no shopping, daí o conceito do anywhere office. O que promove qualquer lugar a um espaço de trabalho é simplesmente a conectividade e equipamentos / ferramentas que possam gerar produtividade e ao mesmo tempo bem-estar do colaborador. Isso sim é uma grande evolução dos espaços de trabalho, pois se uma pessoa pode trabalhar no aeroporto antes de uma viagem, este será o seu seu espaço de trabalho se o mesmo tiver um acesso à internet e ferramentas de tecnologia.

Os espaços físicos de trabalho neste novo paradigma, podem vir a ser lugares preparados com infraestrutura segura, higiênica, sustentável e com focos mais exclusivos de interação entre as pessoas e com isso também vemos o benefício de menos tempo de deslocamentos das pessoas entre casa e escritório, trânsito aliviado gera menor poluição ao meio ambiente e assim mais tempo de lazer ou entretenimento com a família e amigos.

Processos e Tecnologias na Era da Instantaneidade

O novo cenário define uma relação mais íntima e integrada entre Pessoas, Ambientes e Processos empresariais. A ARO, através da sua metodologia, considera a análise profunda das organizações em relação a sua CULTURA, MOMENTO e nível de MATURIDADE dos serviços e/ou atividades relacionadas ao Ambiente de Trabalho. Estabelecemos Indicadores de Performance para aferir a eficiência dos processos e serviços através de um novo modelo de gestão visando uma melhor experiência dos usuários.

Esta Era de Instantaneidade exige das empresas Processos mais simples e integrados com o Ambiente visando gerar uma melhor experiência às Pessoas. Seguimos aqui a lição de casa daquilo que propagamos e cremos, e assim seguimos auxiliando as empresas para estabelecer uma melhor gestão dos Espaços de Trabalho, considerando nossa visão integrada e holística entre Projetos & Obras, Gestão de Ativos e Serviços de Facilities.

Acreditamos que assim teremos melhores experiências dos usuários das Edificações e complementamos nossa metodologia através da aplicação de Tecnologias (IoT e AI) com o objetivo de otimizar recursos e melhorar ainda mais a performance dos Ambientes, acreditando que assim teremos Pessoas mais felizes e portanto mais produtivas, o que na prática significa mais rentabilidade para sobrevivência das companhias.

Compatibilização de Projetos, Métodos e Tecnologias para Edificações de Alta Performance

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Integrar disciplinas, da concepção a execução, estabelece sinergia de tempo e recursos impactando no Ciclo de Vida dos Edifícios.

Falta de Compatibilidade na fase de Projetos e Baixo Envolvimento de Facilities: Problemas durante o Ciclo de Vida da Edificação

A realidade do mercado imobiliário é marcada pela competitividade. Gerir Edifícios é desafiador, seja nas fases de sua concepção (Projetos e Obras) ou na sua utilização (Operação e Manutenção). Retrabalhos no pré e pós-construção, manutenções corretivas, reformas e adaptações por requisitos não observados previamente, entre outros fatores dilemáticos, podem ser onerosos e gerar perdas irreparáveis ao longo do Ciclo de Vida do Edifício.

O paradoxo disto é que, devido a elevada exigência quanto a curtos prazos de entrega de Obra, a Elaboração de Projetos (crucial nas decisões que mais repercutem em custo, velocidade e na qualidade das Edificações) é feita de modo ágil, com moderada compatibilização das disciplinas (estrutura, elétrica, hidráulica, sistemas de incêndio, etc), mas principalmente distanciada da prática de quem garante a manutenção dos Edifícios pós-entrega (os Gestores de Facilities, por exemplo). Eis a causa de muitos problemas!

Muitas construtoras delegam a responsabilidade sobre a concepção dos Projetos Imobiliários, contratando escritórios terceirizados, visando menores custos e é claro aproveitando a especialização destas empresas. Isto não seria problema, desde que a comunicação e interoperabilidade entre as disciplinas fosse devidamente tratadas. Por isso a necessidade de maior atenção na Compatibilização entre Projetos, Métodos e Tecnologias.

Metodologias de Compatibilidade: Falar sobre BIM é novamente necessário

Em 1974, o professor do Instituto de Tecnologia da Georgia, Charles M. Eastman, junto a uma equipe de estudiosos, cria o conceito BDS (Building Description System), que já considerava a computação como meio de replicar pontos fortes e apontar fraquezas de uma construção. A partir deste momento, Métodos e tecnologias começaram a trazer diversas discussões e o CAD consolidou-se como a principal ferramenta neste período. No ano de 1986, foi registrado o termo Building Modeling, cunhado em um artigo de Robert Aish, que abordava sobre uma modelagem tridimensional, interligada a um banco de dados, com identificação das fases de uma construção.

Foi em 1992 então surgiu o termo BIM (Building Information Modeling), oficializado pelos professores G.A Van Nederveen e F. Tolman no artigo Automation in Construction. O conceito surgia com a abordagem de múltiplas visões de modelagem da construção junto às informações sobre ela, estruturado com a integração de diferentes pontos de vista dos participantes ativos do projeto.

O Conceito BIM veio ganhando força com o avanço da tecnologia e desenvolveu-se em âmbito mundial. A ideia de um desenho de Projetos, que contenha informações relevantes sobre a obra, suas fases, os materiais e processos construtivos, os recursos do edifício em funcionamento após sua entrega e o monitoramento das utilidades, tornou-se demasiadamente atraente.
Não deve-se confundir o investimento em BIM com a adoção de uma plataforma de software 3D de Desenvolvimento de Projetos. O BIM tem sua implementação tecnológica, mas seu planejamento inicia-se com o conhecimento de todos os projetos idealizados sobre o Edifício, em todas as fases, da Obra à Utilização. Este é o momento crucial do processo, a Modelagem e seus respectivos requisitos.

A Metodologia BIM irá definir processos que facilitam muito a compatibilização dos projetos. O projeto de estrutura, por exemplo, deve “conversar” com os projetos de instalação da rede elétrica, dos sistemas e dutos de gás, de internet, entre outros visando evitar os dispendiosos ajustes durante a fase de construção, usualmente mais custosos e geradores de atrasos no prazo de Obra.

Além deste benefício na fase de projetos, teremos uma grande vantagem quando o prédio estiver operando, dado que as informações (dados) estão contidas na mesma base (plataforma, software) em que foi concebido, portanto integradas e de fácil acesso dos responsável de Manutenção. Estes Gestores e Operadores das edificações terão em tempo real a visualização de todos estes sistema na palma da mão, como se estivessem vendo um Raio X da edificação, através de aplicativos amigáveis e fáceis de manipular, diferente do que ocorre hoje onde a maioria dos projetos físicos estão guardados em porões e/ou digitalizados mas arquivados em computadores dos poucos profissionais que têm habilitação para consultar e/ou alterar um AutoCad, por exemplo.

Como benefício adicional, muito utilizado para venda de imóveis ou ainda para apresentação de projetos para altos executivos e pouco familiarizados com projetos, a plataforma tecnológica de desenvolvimento 3D, pode simular o projeto em todas as suas fases, do lançamento do alicerce, até sua instalação completa com uma perfeição de detalhes incrível, como se estivesse vendo um vídeo real da edificação. Além disso, para os Gestores e responsáveis pela execução, por mais que invista-se um tempo extra inicial na elaboração destes projetos usando o BIM, todo o dimensionamento integrado ao software pode ser visto gradativamente na plataforma, permitindo uma orientação em tempo real durante a construção, inclusive, simulando a evolução dos projetos que ocorrem simultaneamente durante as fases da obra.

Todas as informações estão disponíveis e integradas (projeto e dados). Otimiza-se o tempo e os recursos tanto na Gestão de Obras, que terá uma visão ampla durante todo o desenvolvimento da construção, bem como na fase de Operação e Manutenção quando o Edifício for entregue, onde este Projeto BIM estará acessível para os Gestores de Administração, que poderão visualizar os recursos em plena atividade gerando melhor Performance da Edificação apenas pelo fato das informações estarem disponíveis à Gestão.

Edifícios concebidos sob esta metodologia podem ser ainda aprimorados com a aplicação de modelos de Gestão integrados por meio de implementação de IoT e AI. Recursos básicos de utilidades, como água, energia, gás, através de sensores e controladores sem fio e de fácil instalação podem ser geridos remotamente por software integrados ao modelo. O mesmo ocorre quanto a possibilidades de manutenção predial. Tudo isso integrado a estratégia de negócio empresarial, revolucionará o gerenciamento de Facilities. A ARO falou sobre isso no artigo Construção Civil e Desenvolvimento Sustentável para o Pós-Pandemia .

Compatibilização: um caminho sem volta

No artigo citado acima, também foi falado sobre o uso obrigatório do BIM, a partir de janeiro de 2021, nas construções do Poder Público, na elaboração de modelos para a arquitetura e engenharia, em disciplinas como estrutura, hidráulica, AVAC e elétrica na detecção de interferências, na extração de quantitativos e na geração de documentação gráfica a partir desses modelos. Isto significa que, em breve, a visão de compatibilização entre projetos será requisito mínimo.

As aplicações tecnológicas serão diferenciais, especialmente no tocante de otimização de tempo e recursos. Edifícios inteligentes, de alta performance serão regra para um futuro bem próximo.

Consultoria “mão na massa” traz Resultados Excepcionais na Gestão de Edifícios, Ativos e Facilities

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Visão integrada e sistêmica, usando uma metodologia que integra Projetos & Obras, Infraestrutura Predial, Ativos, Utilidades e Espaços de Trabalho conectados à estratégia da organização.

A Gestão de Edifícios e Espaços de Trabalho Corporativos é bastante complexa e uma tarefa cada vez mais desafiadora para os gestores de Corporate Real Estate e Facilities. Com o objetivo de melhorar a performance das edificações e gerar experiências excepcionais aos usuários, a ARO criou uma metodologia exclusiva chamada BWF – Buildings, Workspaces & Facilities, que integra, em uma visão holística, os diversos processos ligados a Projetos & Obras, Gestão de Imóveis/Ativos e de serviços de Facilities.

Fazemos isso de forma estruturada, entendo a CULTURA da organização cliente, MOMENTO da empresa e nível de MATURIDADE dos serviços que serão objeto da análise da ARO para uma melhor performance da gestão.

O conceito é ser uma Consultoria “mão na massa”, onde a ARO trabalha para o cliente e não o contrário! A ARO indica as melhores práticas com base na análise profunda e detalhada dos dados históricos dos serviços, bem como histórico de performance dos prestadores de serviços (próprios ou terceirizados) dado que, usualmente, os gestores estão 100% focados na Operação e costumam não ter tempo para esta análise.

Indicadores de Performance Objetivos e Níveis de Serviços Adequados

Os resultados da análise profunda dos dados históricos revelam, muitas vezes, surpreendentes descobertas para os próprios gestores e normalmente dão uma base sólida para subsidiar a IMPLEMENTAÇÃO de ações de otimização dos processos para melhorar a qualidade e principalmente reduzir despesas.

Neste momento indicamos poucos e objetivos Indicadores de Performance (KPI) e Acordos de Níveis de Serviço (SLA), desenvolvidos em concordância com os novos processos do Modelo de Gestão definido, sendo possível aos Gestores avaliarem o andamento das atividades e seus resultados em vários níveis da Organização (Estratégico, Gerencial e Operacional). O gerenciamento toma uma nova medida, aumenta a velocidade e assertividade para a tomada de decisão, melhor suportando a estratégia do “core business” de uma organização.

Acreditamos que é importante dar o peixe, ou seja, indicar a solução e melhor forma de implementar, no entanto, assim que o cliente ganha confiança no processo sugerido e já percebeu os benefícios recorrentes para o futuro, ensinamos a pescar, isto é, oferecendo todas as ferramentas para seguir com autonomia na gestão do dia a dia. Criamos independência para os gestores seguirem com liberdade total na condução das recomendações propostas depois da passagem da Consultoria pela empresa.

Os benefícios da Consultoria através do modelo proposto servem não somente para Edificações existentes em operação, mas também, e principalmente, para auxiliar em Projetos & Obras de novas Edificações. As vantagens econômicas nesta fase são ainda maiores, pois temos oportunidade de simular e indicar as melhores opções de Infraestrutura, Materiais, Layout e muitos outros itens que favoreçam uma Manutenção e Operação mais eficiente, consequentemente teremos menor custo do Ciclo de Vida da Edificação para os próximos anos. Este mesmo conceito também se aplica para Obras de Reforma / Retrofits, obviamente com mais limitações, dado que boa parte da Infraestrutura predial não pode ser alterada.

ARO Tech – Plataforma Tecnológica suporta o Modelo de Gestão por Perfomance

Com a implementação de uma plataforma única de Tecnologia, evitamos a utilização de vários sistemas (softwares), evitar perdas e paradas de sistemas pelos tradicionais sistemas existentes não integrados, que dificultam a gestão do dia a dia pela falta de informação no momento em que o Gestor mais precisa.

A aplicação de sensores IoT usando Machine Learning e Inteligência Artificial promovem ainda mais otimização para o novo Modelo de Gestão sugerido durante o processo da Consultoria e dentre os vários benefícios, destacamos a maior eficiência na Gestão das Edificações, dos Ativos, da Infraestrutura Predial, das Utilidades e dos Espaços de Trabalho (Workplace) através de uma plataforma única e modular, ou seja, podemos iniciar com poucos sensores em áreas mais críticas e seguir incrementando novos sensores ao longo do tempo sem perder a integração destes novos elementos.

A falta de acesso rápido (online) dos dados de consumo, como água, energia, gás, entre outros ainda é uma realidade para muitos gestores prediais e isso é apenas o básico da plataforma ARO Tech. Você ainda pode monitorar / controlar recursos em tempo real, como ar-condicionado, iluminação, dentre outros itens críticos de manutenção predial. Com isso, sua Gestão pode ser aprimorada com ainda mais excelência (acesse nosso E-book 2 no link https://arocorp.com.br/e-book/ e saiba mais).

Para mais informações sobre Consultoria, preencha o cadastro:

Construção Civil e Desenvolvimento Sustentável para o Pós-Pandemia

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As exigências sobre a Construção Civil são cada vez maiores. As corporações, ou mesmo o setor público, buscam cada vez mais eficiência nos Projetos que precisam ser entregues em menor prazo e com qualidade para todo o ciclo de vida da edificação. Além dos paradigmas de economia e agilidade, governos, empresas e a própria sociedade, cobram medidas sustentáveis e consequentemente de menor consumo.

O momento atual pós Pandemia do COVID-19 reforça a importância de uma execução de Projetos e de Obras com mais rigor no planejamento, visando inibir falhas e com isso evitar maiores gastos, seja em relação ao menor prazo de execução, seja em relação aos custos envolvidos antes e durante a execução. A visão de curto prazo é bastante arriscada para o empreendedor, e é acentuada nestes momentos de crise. É recomendado então considerar metodologias, conceitos e técnicas que permeiam todas as fases de uma Edificação, desde o projeto, construção e principalmente o pós obra. A chave do sucesso para isso é integração de todas as disciplinas e aspectos relacionados ao Ciclo de Vida da Edificação como por exemplo: o uso dos ambientes construídos, segurança e manutenção predial, gerenciamento de recursos, dentre outros.

O BIM e tecnologias IoT: gestão integrada para melhor performance dos Ambientes Construídos

Muitos ainda desconhecem o tema, no entanto à partir de Janeiro de 2021, o uso do BIM (Buildings Information Modelling) para construções do Poder Público passam a ser obrigatórias na elaboração de modelos para a arquitetura e engenharia nas disciplinas de estrutura, hidráulica, AVAC e elétrica na detecção de interferências, na extração de quantitativos e na geração de documentação gráfica a partir desses modelos.

O BIM é um modelo amplo (não apenas uma plataforma tecnológica, como muitos ainda acreditam), que considera uma visão global e compatibilizada entre as várias disciplinas que constituem uma edificação desde a sua concepção (Projetos & Obras) até a sua utilização (Operação & Manutenção). O modelo integra plataformas que utilizam da tecnologia de softwares 3D e possibilita sistematizar as diversas atividades de um prédio, incluindo as operações de manutenção durante toda sua existência. O modelo é facilmente atualizado através destas plataformas de gestão e com isso gerenciam de forma otimizada recursos como energia, água, gás, etc, bem como os demais itens construídos que fazem parte da Manutenção Predial e Gestão de Espaços. Além da economia em investimentos durante a fase de Construção, o BIM também reduz o tempo gasto em levantamento de informações em até 75%, evitando retrabalhos e desperdícios.

O uso do BIM reflete a busca por economia de recursos e tempo, com possibilidades de um gerenciamento mais sustentável das edificações. As possibilidades de ganhos aumentam com a aplicação do modelo integrado a implementação de IoT e AI, gerando ainda mais benefícios no Gerenciamento de Edifícios. Softwares atualmente já permitem a gestão de recursos básicos de utilidades como água, energia ou gás com sensores / controladores IoT, sem fio e de fácil instalação. Eles também possibilitam o monitoramento de necessidades de manutenção e de gestão predial que integrados a estratégia do negócio das companhias, irão revolucionar o gerenciamento de Facilities.

Visão Integrada e Sistêmica: Sustentabilidade para o Pós-pandemia

O pensamento de consumo consciente cresce no planeta. A finitude de recursos, bem como as questões ambientais estão sendo cada vez mais exigidas por Governos e Instituições. O profissional de Facility Management estudará formas de lidar com as instalações e recursos de um prédio, visando a maior produtividade, com economia de recursos e facilitação dos processos, otimizando assim os resultados em todas as atividades e etapas do processo de gestão e para isso irá considerar opções mais sustentáveis, visando evitar desperdícios, minimizar e/ou neutralizar os impactos ambientais.

Ao simplificar a concepção de Projetos na Construção Civil, é possível integrar com mais assertividade os diversos cenários da Gestão Imobiliária & Propriedades com o Gerenciamento de Utilidades do futuro empreendimento, e assim podemos planejar com mais eficiência, para nortear o Modelo de Gestão – Facility Management. Considerando ainda a cultura empresarial, o nível de maturidade e uma análise mais profunda do momento da empresa, a ARO, vem auxiliando as empresas na integração destes elementos, o que motivou a origem de sua metodologia exclusiva, integrada e sistêmica BWF – Building, Workspaces e Facilities (acesse o link e conheça melhor o conceito).

Este tipo de visão integrada deveria ser premissa e pré-requisito para projetos sustentáveis. A visão do todo para a concepção de um Empreendimento, desde o início do Projeto olhando para o uso dos espaços, materiais que serão utilizados visando gerar menor despesas com manutenção, são bastante relevantes para otimizar recursos de tempo e de investimentos ao longo do Ciclo de Vida de uma Edificação.

Além disso, esta visão ampliada permite a concentração de energia no que realmente é importante desde o momento da compra de materiais, bem como escolha dos fornecedores que estarão alinhados com as premissas sustentáveis, que irão gerar menos impactos no Meio Ambiente. A análise prévia destas questões através de uma plataforma tecnológica integrada ao BIM, gera economias relevantes durante todas as fases de uma Edificação.

Uma outra vertente e impacto do mundo pós-pandemia, são os cuidados redobrados com os colaboradores, seja com a mão de obra durante a fase de construção, seja sob a nova perspectiva sobre a utilização dos ambientes de trabalho. Uma das premissas do pós-pandemia deve considerar protocolos que considerem ambientes facilmente higienizáveis, seguramente climatizados e distância segura entre as pessoas, mantendo processo e interações humanizadas com menos contatos físicos. Novos paradigmas serão criados e precisarão ser aplicados.

Mesmo com as incertezas deste “novo normal”, é altamente recomendável que os novos Projetos de Construção sejam mais eficientes e considerem todas as transformações digitais que estão por vir (BIM, IoT, AI, etc). Outro aspecto relevante são as exigências para melhor gestão das questões ambientais, consumo consciente e demais temas relacionados que permeiam a gestão de Edifícios mais ecológicos, eficientes, tecnológicos e seguros.

Compliance: Minimize Riscos na sua Empresa

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Como desenvolver um Programa que garanta mais segurança ao negócio

Ao falar de Compliance, imediatamente surgem questões sobre como preparar uma Empresa para atender os vários requisitos do negócio. Com surgimento deste assunto no início do século XX, o conceito a princípio envolvia a preocupação de empresas norte-americanas quanto aos setores farmacêuticos e bancários, depois, na década de 70, foi aplicado em medidas contra subornos no comércio internacional. Atualmente, as medidas de Compliance são exigidas às instituições públicas e privadas e envolvem múltiplas esferas.

O conceito de Compliance é amplo e realmente deve analisar todas as forças que incidem juridicamente sobre determinadas atividades. Ele deve exigir a elaboração de um Programa Completo, que torne prática a aplicação de regras e exigências que fazem das atividades empresariais mais seguras. Além das questões legais, ele deve ser visionário no tocante a uma completa análise de riscos, previstos ou não por legislações, garantindo segurança e fluidez nos diversos processos empresariais. Ele deve considerar o próprio código de conduta empresarial.

Em momentos como a pandemia do COVID-19, atualizar as medidas de Compliance com as determinações legais e institucionais, como as do Governo, Ministério da Saúde e organizações como a OMS, é imprescindível.

Como criar um Programa de Compliance para sua empresa
Mapeamento de Riscos

Não é por acaso que o mapeamento de riscos foi incluído na NBR ISO 9001 de 2015. O motivo disso está na transformação do conceito do que é qualidade. Mais que oferecer produtos e serviços continuamente melhorados, empresas qualificadas antevêem os riscos e agem sobre eles.

É a evolução das chamadas “ações preventivas” e suas propostas às “não-conformidades”. É claro que o Programa de Compliance está a parte das normas internacionais e pertence à corporação, mas ele pode estar perfeitamente alinhado e documentado junto ao Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ) de uma empresa.

O Mapeamento de Riscos deve esmiuçar as Empresas de forma global. No conceito criado pela Consultoria ARO, uma visão holística de Buildings, Workspaces e Facilities (BWF), é necessário avaliar os riscos existentes no Planejamento e Execução de Projetos e Obras, na Gestão Imobiliária e Ativos do Empreendimento, bem como no Gerenciamento de Facilities, considerando assim a melhor proposta de valor visando otimizar todos os recursos que envolvem a propriedade e as pessoas que interagem nestas esferas.

Com este mapeamento, uma análise completa deve realizada. Os riscos podem ser de natureza física (exemplo: ruídos, umidade, calor), financeira, ergonômica, legal/ normativa, e até biológica (contaminação por microrganismos), química ou de força maior. Por isso, o Mapa de Riscos pode ser extenso, deve ser muito detalhado e considerar todos os processos. Esta análise deve ter como respostas ações objetivas e assertivas.

Um risco pode ser prevenido, evitado ou assumido. Sobre os riscos assumidos, é imprescindível pautar na responsabilidade das ações. Exemplo: para capitalizar, uma empresa assume o risco de um alto investimento. Apesar de sua gravidade, o risco justificou-se por ser necessário à vida da corporação, mas medidas paliativas devem ser definidas caso algum fracasso aconteça.

Os riscos de natureza legal ou jurídica não devem ser assumidos, pois consistem em violação criminosa. Eles devem ser tratados com processos definidos, que os considere em todas as atividades do empreendimento.

Ilustrando o COVID-19 na análise de riscos

Quais empresas puderam prevenir uma pandemia? Um risco biológico a nível global, que acabou tendo impacto de um risco de força maior (como terremoto, enchente, etc). A questão é que o fato trouxe uma desestabilização e crise inevitável, forçando todas as instituições a medidas imediatas, como o isolamento social. As empresas tiveram que adiar certas atividades, alocar colaboradores em um trabalho remoto e muitas não sobreviveram ou perderam projetos.

Não cabe agora pensar no que já passou, mas sim aprender com as experiências que a pandemia trouxe e assim prever com maior precisão o que deverá ser “o novo normal”, mesmo que ainda incerto. Frente a pandemia surgiram ações de Estado e de âmbito mundial. É preciso considerar, no Programa de Compliance, os novos riscos impostos às operações.

Então, cabe aplicar os novos requisitos surgidos para atividades realizadas nos locais de trabalho, envolvendo as exigências quanto a questões sanitárias e comportamentais. Um leque de recursos precisa ser revisto, prevendo não apenas ações determinadas pelo Ministério da Saúde e OMS. O Programa de Compliance deve viabilizar práticas seguras que permitam a produtividade e certa lucratividade, o que consiste em um desafio.
Por isso, o Compliance hoje considera uma visão global, não apenas uma visão sobre como andar em conformidade com as leis ou regras. Ele deve proporcionar uma reação correta perante todos os riscos de uma Gestão e refletir propostas viáveis e sustentáveis.

Estabeleça um Plano de Ação para Execução de seu Programa de Compliance

Muitas empresas tratam o Programa de Compliance como mero aspecto documental e enxergam documentos com algo à parte, não relacionados com o dia a dia da companhia. Isto é um grande equívoco e aumenta ainda mais o risco das empresas ao invés de minimizá los.

Um verdadeiro Programa de Compliance conta com um planejamento de execução em etapas. Ele deve envolver todos os processos e departamentos. Um ativo Modelo de Gestão por Performance, com indicadores que medem a eficiência de resultados, deve considerar a medida sobre todos os riscos. Ele pode ser aplicado com auxílio de um eficiente sistema de IoT que também deve considerar todas as medidas e riscos mapeados.

O Programa deve considerar código de conduta e cultura da Empresa

As forças culturais e valores empresariais devem também nortear o Programa de Compliance. Ele não apenas deve considerar riscos, questões de exigências legais e a segurança das atividades da Empresa. Os valores e Políticas da Companhia devem conduzir as ações previstas. A ética da empresa e o que ela defende não deve ficar de fora da estrutura.

O Programa deve ser o código de conduta da empresa.

Canais que fazem a comunicação

As diversas pessoas interessadas no empreendimento devem ter acesso para relacionar-se com este Programa de Compliance. Interligar os processos que medem a Satisfação de Clientes, Colaboradores, Fornecedores, permite à Empresa constantemente avaliar como as pessoas o compreendem, sua eficácia e evolução. E-mails, websites, redes sociais e canais de comunicação interna podem ser explorados neste sentido.

Treinamentos

Além dos canais de comunicação, treinamentos de novos colaboradores e reciclagem dos mais antigos podem garantir o funcionamento do Programa com engajamento dos envolvidos. E por que não pensar em treinamentos para fornecedores e materiais de envolvimento junto aos clientes?

Avaliação

As medidas do Programa de Compliance devem ser consideradas nos indicadores do Sistema de Gestão. A avaliação dos resultados positivos e negativos deve ter apontamentos para que seja auto gerenciável através de melhorias.

Os resultados de um Programa de Compliance consistente, aplicado a um modelo de Gestão, gera uma reputação empresarial forte, com otimização nos resultados e uma resposta mais robusta diante das possíveis crises, especialmente pela atitude frente aos riscos eminentes, por isso sugerimos a participação de consultoria especializada para melhor implementação deste tipo de programa.

O conceito de Design Thinking aplicado na Estratégia de Gestão dos Espaços de Trabalho

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Como o conceito que norteia a inovação de produtos pode ser aplicado na melhoria dos Ambientes?

O Design Thinking é resultado da evolução de estratégias que representaram o contexto de profissional de designers de gerações, mas que encontrou grande expansão na atualidade, com representantes como Tim Brown, CEO da Ideo, empresa americana que é líder em consultoria de design. Com metodologia definida para promover inovação, o conceito expandiu-se para outras áreas de atuação ou segmentos. “Hoje em dia, o design é importante demais para ser deixado para os designers”, afirma Tim Brown em seu livro Design Thinking, uma metodologia poderosa para decretar o fim das velhas ideias, publicado em 2010 pela Editora Elsevier.

O conceito mergulha profundamente nas necessidades, analisando os problemas sob a ótica de uma equipe estrategicamente definida e levanta ideias visando promover experiências excepcionais aos usuários. Empresários e gestores dos diversos segmentos passaram a adotar esta estrutura em seus modelos de gestão.

Como o Design Thinking pode ser aplicado na Gestão de um Empreendimento?

Considere o conceito BWF – Buildings, Workspace e Facilities (confira artigo sobre o tema em https://bit.ly/2A8D9hC), criado pela ARO visando apresentar uma visão integrada e sistêmica para melhor Gestão de Projetos e Obras, Ativos, Ambientes de Trabalho e os servços de Facilities. O grande desafio é definir um Modelo de Gestão de Alta Performance que permita uma visão ampla de todo o empreendimento, administrando de forma otimizada os recursos, trazendo informações relevantes para auxiliar a alta Gestão na tomada de decisão.

Ao aplicar a metodologia de Design Thinking na estruturação de um modelo de gestão para os Espaços de Trabalho, é recomendável envolver as pessoas chaves responsáveis pelos processo, inclusive os usuários do empreendimento, os fornecedores e terceiros.

Relacionando esta questão aos pilares do Design Thinking, que são Empatia, Colaboração e Experimentação, teremos:

A. Empatia: é preciso identificar a dor e as necessidades de todos os envolvidos em cada departamento ou processo. A compreensão das experiências pessoais, dos contextos sociais e mesmo a história de vida das pessoas envolvidas deve ser compreendida, pois a modelagem de processos deve envolver a integração de pessoas aos ambientes. Este é o pilar central do Design Thinking.

B. Colaboração: a metodologia envolve a participação de pessoas de várias disciplinas e áreas, pois vários pontos de vista são necessários para inovação dos processos. Com isto, é possível obter-se soluções que atendam as mais amplas necessidades

C. Experimentação: as ideias concebidas devem ser viabilizadas e testadas na prática, considerando-se o envolvimento de todos os interessados. Exemplo: uma plataforma IoT integrada que possa medir a ocupação dos Espaços de Trabalho. Deve ser testado em algumas áreas e/ou departamentos antes de ser implementado massivamente. Frente aos feedbacks, alterações, melhorias e atualizações podem ser realizadas.
Como o Design Thinking é utilizado para criação e definição de novas estratégias que atendam dores e necessidades, seu processo envolve etapas importantes.

As Etapas do Design Thinking para Gestão dos Espaços de Trabalho

1) Imersão: Envolve toda a apuração de dados reais, coleta-se todas as informações para a criação de uma estrutura de aprendizado. Absorve-se a cultura da empresa, o conhecimento de seus usuários, o público-alvo, os recursos, operações, a imagem da corporação entre outros fatores. Além de ser necessário conhecer a amplitude do empreendimento, é válido descobrir as diversas necessidades existentes, o que também tecnicamente pode definir-se como dores. Neste momento, exercita-se o pilar da empatia.

2) Análise: com informações e dados levantados na etapa de Imersão, é preciso identificar os padrões comportamentais das pessoas interessadas, da clientela e colaboradores e como estes suprem ou suprirão suas necessidades. Vale a pena considerar as atitudes de Empreendimentos similares e como estes estão conceituados. A Análise SWOT, que identifica forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, pode ser de grande valor nesta etapa, mas outras ferramentas podem ser de grande auxílio, como a utilização de indicadores como o KPI, caso estejam implementados. E na análise que se definem as informações reais, determinando-se os problemas a serem resolvidos.

3) Ideação: frente a realidade levantada na imersão e conceituada em análise, esta etapa envolve o processo criativo de apontar-se as soluções consistentes para as necessidades de todo o contexto. A ideação envolve reuniões e mesmo os chamados brainstorms. Ela envolve o pilar da colaboração, com ideias de todas as frentes envolvidas nas operações. A ideação deve ser livre e permitir a manifestação das ideias, a princípio, sem julgamentos, para não haver inibições de possibilidades. As ideias praticáveis devem ser selecionadas.

4) Criação do Protótipo: em design de produto, esta etapa corresponderia a fazer um protótipo de produto para teste. No caso de Modelo de Gestão dos Espaços de Trabalho , seria o momento de preparar um teste ou simulação envolvendo pessoas interessadas das várias operações. Na etapa anterior, selecionou-se ideias implementáveis e todas elas são colocadas nesta primeira versão deste modelo que será testado.

5) Testes: aplicar o protótipo ou a testagem do modelo ou recurso implementado é promover as primeiras experiências da inovação. Deve-se considerar uma amostragem que represente todas os setores da empresa e verificar-se os sucessos e insucessos. Caso haja mais insucessos, eles devem ser reencaminhados a análise, para nova ideação e prototipagem. Do contrário, parte-se a implementação.

O Design Thinking é muito eficaz para renovação de processos. Ele procura solucionar problemas, envolver as pessoas na proposta de soluções com criatividade e promove a experiência prática, com testagem da eficiência das novas propostas. Estabelecer estas etapas em Modelos de Gestão dos Espaços de Trabalho é possibilitar a renovação contínua, criando-se fluxos mais inteligentes e fluentes, promovendo upgrades bem-sucedidos. Os impactos podem ser a conquista de uma melhor gestão de tempo, melhor direcionamento de recursos e a conquista de usuários mais satisfeitos.

Como aplicações IoT podem incrementar as operações empresariais

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Em uma sociedade conectada e participativa em rede, dar voz às aplicações IoT pode promover mais fluidez nas operações empresariais e facilitar os processos e análises de forma mais produtiva e intuitiva.

Por que usar uma tecnologia acessível focada na Experiência do Usuário (User Experience – UX)?

Reconhecer a tecnologia da informação como necessidade, é básico e falar sobre isso pode até parecer clichê. No entanto, é importante salientar que precisamos compreender o momento que estamos vivendo, especialmente a adesão das diversas gerações às novas tecnologias. Segundo pesquisa da FGV, existem 220 milhões de celulares ativos contra 207,6 milhões de habitantes no Brasil. Dos aparelhos utilizados por brasileiros na internet, 70% são smartphones. Isso indica preferência por conectividade ao alcance das mãos que acessam, com frequência, conteúdos digitais, especialmente Social Medias.

Por que UX é tão importante para os Gestores de Corporate Real Estate?

Muitas empresas, Indústrias, Empreendimentos Imobiliários Corporativos ainda utilizam-se de plataformas tecnológicas que não consideram a experiência de usuário. Frequentemente seus colaboradores têm dificuldade para dominar os sistemas corporativos.

Em relação aos Espaços de Trabalho, temos um desafio adicional para gerar experiências excepcionais aos usuários, dado que as diversas gerações (baby boomers, geração X, Y, Z e millennials) estão convivendo nos mesmos ambientes, porém com necessidades, desejos e habilidades no uso da tecnologia bastante heterogêneas. Isso demanda dos gestores de Facilities inovação na arquitetura, ambiência e serviços de suporte, sempre com o objetivo de aumentar a produtividade dos colaboradores.

Claro que uma gestão corporativa de espaços requer sistemas seguros, criptografados, que atendam requisitos ou exigências que permitem a integração e fluidez das operações. Aplicar soluções de UX bem definidas pode realmente atender essas necessidades empresariais através de processos e soluções integradas, mais fluidas e muito mais ágeis. As aplicações devem ter design intuitivo, ser de fácil compreensão e promover ações de forma muito simples. Em muitos edifícios, por exemplo, a automação que libera o acesso seguro de pessoas aos ambientes já é feita por Apps instalados em smartphones.

A escolha por uma plataforma que integre as operações em um conceito UX realmente pode estabelecer uma usabilidade mais atraente, gerando com isso maior produtividade dos colaboradores e performance superior das organizações.

User Experience: Soluções Smart Facilities para Ambientes Seguros

O novo normal pós COVID-19 traz desafios adicionais e acelera a necessidade das companhias na implementação de soluções que garantam além da qualidade do ambiente construído, a segurança das pessoas através de espaços de trabalho mais limpos. As soluções Smart Facilities da ARO estão bastante alinhadas com o conceito deste novo normal e acreditamos que isto pode ser feito através de algumas aplicações que promovem 1) Controle de Infecção; 2) Limpeza Preditiva; 3) Gestão de Ocupação e 4) Gestão de Ativos.

Continuidade de Negócios pós Pandemia – 6 dicas para evitar perdas na crise

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O mundo foi impactado com a chegada do COVID-19. O vírus propagou-se de forma acelerada, trazendo o quadro de pandemia. Empresas e organizações foram desafiadas e tiveram que adequar-se rapidamente, para evitar a contaminação de seus colaboradores, clientes e stakeholders, além de manterem suas organizações funcionando.

Frente a esse cenário, uma crise configurou-se, desafiando gestores a tomarem medidas rápidas, como alocar equipes de trabalho em home-office quando possível, ou aplicar medidas de segurança aos colaboradores e fornecedores que necessitam compartilhar o mesmo espaço. Embora este momento seja crítico, existe nele a oportunidade para a disrupção dos padrões quanto aos ambientes de trabalho e seu gerenciamento.

A iminência da crise levou a ARO a refletir sobre pontos essenciais, apresentando-os na forma de dicas, para você, que assume a posição de gerenciamento executivo em uma empresa, possa ter um melhor direcionamento de suas ações visando evitar maiores perdas e descontinuidade dos negócios.

1. Estabeleça um Programa de Prevenção e Combate a Pandemia para sua empresa

Sua empresa ou organização é constituída de pessoas: colaboradores, fornecedores, clientes, terceiros, entre muitas outras. Cada pessoa existe em círculos sociais, como família, colegas de estudos, amigos e profissionais. Não adianta tentar escapar da necessidade do isolamento social requerido, quando o bem maior de cada ser humano é sua saúde e, no mínimo, a saúde de seus entes queridos. Se de um lado existe a grande preocupação sobre como a economia sobreviverá, do outro é necessário tomar-se atitudes efetivas contra a epidemia.

Frente a esta realidade, faz-se necessário dar o pontapé inicial em um Programa Empresarial de Prevenção e Combate à Pandemia. Um planejamento que não apenas deve trazer os direcionamentos da empresa quanto aos ambientes de trabalho, mas também deve engajar, através da conscientização, as atitudes de cada pessoa, incluindo-se nisto também seus círculos sociais, no combate ao Coronavírus. Isto será exposto melhor na dica 4, que envolve a cultura empresarial.

2. Desenvolva estratégias que flexibilizam o ambiente de trabalho

Em uma simples análise, pode parecer que áreas como administração, gestão financeira, marketing, entre outras, podem ser direcionadas diretamente ao home-office. As áreas como produção podem trabalhar em escalas, em um ambiente higienizado e com todos os cuidados.

A questão é a seguinte: tudo está em seu devido preparo, para que as operações continuem com fluência? É impossível desvincular pessoas, sua cultura e recursos do ambiente de trabalho, portanto, faz-se necessário um planejamento integrado e inteligente que envolva os ambientes e os fatores que os envolve.

Por exemplo, quem vai atuar remotamente pode não possuir uma infraestrutura completa, como uma boa conexão com a internet, ou mesmo desconhecer sobre como utilizar plataformas de conectividade. O sistema da corporação é flexível para conexões remotas? Existe uma criptografia segura para esses acessos? A infraestrutura de todos os lares são compatíveis para as operações? Cada colaborador atuará com ergonomia adequada? É preciso pensar no que é necessário dispor para estes que profissionais atuem em suas casas visando a produtividade. Mais adiante, na dica 3, será abordado sobre a necessidade de integrar plataformas de tecnologia nesta adequação.

No tocante às pessoas que poderão ir a fábrica ou ao ambiente de trabalho, é preciso garantir que o ambiente atenda requisitos da OMS e do Ministério da Saúde, dispondo de recursos para higienização e condições que permitam pessoas trabalharem com menos risco em seu processo produtivo. Esses recursos necessitam estar ao alcance das equipes de trabalho com toda performance. Também deve ser considerado o trajeto das pessoas ao trabalho e seu retorno. E a conscientização pessoal de cada colaborador, terceiro ou fornecedor presente, sobre os cuidados de prevenção, como apresentado na dica anterior, é essencial.

Ao tomar as medidas necessárias, você, como gestor, deve definir as condições de ambientes em processos que proporcionem sua máxima fluidez. O benefício disto é que, após a pandemia, você contará com métodos para enfrentar outras crises e poderá melhorá-los, ganhando amplitude na forma de gerir ambientes de trabalho, ou mesmo aproveitar estes aprendizados corporativos como opções que permitam a expansão da corporação.

3. Estruture plataformas conectivas

Seu sistema de gestão informatizado, como já observado, precisa ser remotamente flexível, permitindo acesso dos colaboradores que atuam a distância e que também integre os ambientes compartilhados em integração. É ideal ter uma intranet desenvolvida que disponibilize informações atualizadas, com uma sincronia que atualize todos os envolvidos nas operações da empresa com a informação necessária.

A boa notícia é que existem muitas ferramentas de TI disponíveis para possibilitar a integração. Os aplicativos que permitem a videoconferência, possibilitando reuniões, são fundamentais para você integrar pessoas no processo. Configurar protocolos para acesso seguro também é ideal.

Com plataformas de tecnologia bem-definidas, sua empresa superará as barreiras de ambiente e poderá atuar com fluidez no trabalho.

4. Consolide a cultura empresarial para o momento de crise e engaje equipes com produtividade

Lembra da Dica 1, que fala sobre estabelecer-se um Programa Empresarial de Prevenção e Combate à Pandemia? Este programa, na verdade, deve abranger todas as outras dicas até agora. Ele deve envolver todas as ações para adaptar a estrutura de trabalho, mas também conquistar o engajamento das pessoas. É muito importante que todos que compõe suas equipes e, mesmo outros stakeholders estejam integrados na visão da empresa para este momento.

Todos devem se comprometer em um clima de empatia, assumindo uma postura flexível em sua atuação para minimizar os impactos da crise. Para isso acontecer, ações de conscientização podem ser motivadas através da Intranet, ou por meio de reuniões por videoconferências, com informações ou mesmo dicas.

É muito importante os gestores da empresa obterem os feedbacks contínuos de suas equipes. A disrupção dos ambientes somente é possível com a disrupção da mentalidade. Gestores precisam ser claros com as pessoas envolvidas no âmbito da conscientização, mas também devem estar atentos em ouvir suas necessidades.

Conquistando-se o engajamento das equipes e stakeholders, você terá possibilidade de fluir e aplicar as inovações necessárias.

5. Cheque os processos e avalie continuamente

Ao implementar as adaptações e inovações, é imprescindível apurar resultados, problemas, necessidades, entre outros fatores, na forma de dados. A análises destas informações possibilitará a medição da eficácia nos processos realizados

Checar a motivação das pessoas também é essencial. Em todos os ambientes, remotos ou não, é importante avaliar como está a situação de vida de cada colaborador.

6. Mantenha isenção e conte com uma consultoria para auxiliar na condução deste processo

Por mais que a pandemia do COVID-19 seja um acontecimento inesperado, ter um apoio profissional com experiência em orientar vários segmentos empresariais, mesmo em situações de crise, pode fazer toda a diferença no sucesso do plano.

Dentre os fatores importantes na elaboração de qualquer plano desta natureza, será importante aprofundar no entendimento sobre os requisitos de prevenção necessários, estabelecidos pelas principais entidades, como a OMS e o Ministério da Saúde.

Integrar o plano com soluções adequadas para a gestão das diversas áreas como tecnologia, administração predial, segurança no trabalho, gestão de infraestrutura predial, RH e muitos outros departamentos da empresa é fundamental.

Para o atendimento das necessidades dos colaboradores que atuam remotamente, será necessário auxiliar e/ou providenciar os recursos adequados, apresentando soluções ergonômicas, conectivas e que facilite sua gestão empresarial.

A ARO assume junto a você, o desafio permanente de Continuidade dos Negócios, pré, durante e após a pandemia, por isso conte conosco se precisar de qualquer auxílio nestas etapas do processo.

Buildings, Workspace e Facilities (BWF) – Integrando Projetos, Ativos & Utilidades

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Seguindo nossa premissa empresarial de tornar os processos mais simples, surgiu entre nós o desejo de explicar através de uma única imagem o complexo mundo de Buildings, Workspace e Facilities (BWF) e assim chegamos à imagem ilustrada a seguir que traduz a nossa visão integrada e sistêmica de como as organizações poderiam estruturar-se para melhorar a performance dos seus Ambientes de Trabalho.

A diversidade de ocupantes e usuários das edificações, principalmente em razão das muitas gerações (baby boomers, X, Y, Z, milleniuns, etc) que co-habitam este ecossistema, transforma os edifícios em unidades vivas e complexas, daí a necessidade de organizar minimamente as disciplinas. Por isso, convencionamos chamar de: 1) Projetos e Obras, 2) Gestão de Imóveis e 3) Facilities, visando estabelecer uma harmonia e interdependência destas atividades para obter-se o melhor desempenho nas edificações.

Entendendo a Cultura, Momento e Nível de Maturidade

Para integrar atividades tão distintas e ao mesmo tempo relacionadas entre si, buscamos criar um Modelo de Gestão por Performance de grande abrangência, com indicadores simples, efetivos e robustos, buscando a simplificação e organização dos processos.

Este modelo só faz sentido se entendermos os limites de contorno de cada organização empresarial e assim nos aprofundarmos no entendimento de três fatores-chave para customizar

as melhores soluções: A) Cultura Organizacional que é única, DNA da companhia; B) Momento da Empresa, que pode estar crescendo, se separando, fundindo ou sendo vendida e, por último, mas não menos importante, C) Nível de Maturidade de gestão em cada um dos itens (escopo) que iremos avaliar.

Para chegar no melhor modelo de gestão e/ou contratação de serviços relacionados a BWF – Buildings, Workspace e Facilities, começamos por entender as diversas partes interessadas, em todos os níveis da organização, ou seja, quais são as expectativas e necessidades de entrega para estes escopos. Depois, aprofundamos a análise dos dados históricos operacionais e de consumo destes serviços, somados a um detalhado estudo da performance dos prestadores de serviços ou colaboradores próprios, para então definir ou redefinir os indicadores de performance (KPI) e os respectivos acordos de nível de serviço (SLA) que melhor traduzem as expectativas e necessidades identificadas nas etapas anteriores.

Em cada pilar do conceito BWF identificamos atividades de impacto em todo o Ciclo de Vida de uma edificação e, considerando que aproximadamente 25% do custo total desse Ciclo de Vida está concentrado em 3 a 5 anos durante a fase de Projeto e Construção, precisamos ter muita atenção nas decisões deste período, pois impactarão os 75% restantes relacionados aos custos operacionais da edificação nos próximos 30 / 40 anos.

Colocando o fato em simples exemplos, as definições e possíveis falhas em Projetos, podem não apenas impactar o processo durante a Obra, como atrasos em uma reforma ou nova construção, mas também ter impacto direto no desempenho da edificação. Como exemplo, a escolha inadequada de material do telhado gera um vício de construção (vazamentos) e assim custos adicionais de manutenção para reparos, causando perdas materiais (e até de imagem) para as companhias. Uma decisão imprópria sobre fluxos, pode trazer problemas operacionais e até de experiência do usuário, como no caso do posicionamento inadequado da central de resíduos que pode provocar fluxo de saída de lixo por circulações de acesso.

Como exemplo de problema na Gestão de Facilities/Properties, pode haver falhas como um simples problema de manutenção no ar condicionado que cause desconforto muitas vezes além do tolerável, ou ainda recorrentes problemas de limpeza e/ou no acesso de convidados na recepção do prédio que podem impactar na decisão de mudança de um inquilino no momento de uma renovação de contrato, gerando assim relevantes prejuízos aos proprietários.

Na Gestão de Imóveis, pode haver uma licença vencida que torna as operações ilegais e sujeitas a interrupção ou falha no controle de pagamento de tributos e/ou aluguel do imóvel causando prejuízos financeiros.

A Complexa Ocupação dos Espaços de Trabalho

O desenho dos espaços corporativos ou mesmo os custos operacionais para manter as instalações em bom funcionamento, tem como base as PESSOAS e, portanto, nossas atenções deveriam estar voltadas 100% para os colaboradores, usuários e visitantes das edificações, afinal a razão da existência de qualquer ambiente construído é servir estas pessoas.

Como dissemos antes, existe uma grande complexidade na gestão da ocupação de edificações corporativas, dado que o mesmo ambiente de trabalho é usado por diversas gerações, com diferentes expectativas em relação a estes espaços. Isso é agravado com a diversidade de recursos utilizados a partir da modernização das instalações com novas tecnologias embarcadas, seja no próprio edifício (elevadores e sistemas de ar condicionado automatizados) seja através dos dispositivos utilizados pelos usuários (smartphones, tablets, etc).

Enfrentar essa complexidade e melhorar a qualidade destes ambientes, começa por deixar as tarefas operacionais dos gestores de Facilities/Properties e Real Estate mais simples, ágil e confiável. Sendo assim, concebemos em nossa metodologia a aplicação de menos e mais objetivos indicadores de performance (KPI) com acordos de nível de serviço (SLA) mais simples de medir e visualizar (de forma automatizada quando possível) através de dashboards criados ou existentes nos sistemas (softwares) de gestão e, com isso, esperamos liberar o tempo desses gestores para atividades mais estratégicas, conectadas com o core business das organizações.

Considerando que estes custos de BWF são usualmente a segunda ou terceira maior despesa das companhias, qualquer otimização de tempo significa um grande impacto na lucratividade da empresa. Quando otimizamos o tempo, evitamos desperdício, mitigamos riscos, somos mais produtivos e eficientes, ou seja, aumentamos a sustentabilidade da organização empresarial.

Como consequência natural deste processo, recomendamos muitas vezes um redesenho da estrutura organizacional de gestão de BWF, que deverá estar mais otimizada e conectada com a organização, provavelmente mais enxuta, ficando 100% alinhada com os objetivos, cultura e valores da empresa.

Se gostou deste conteúdo e acredita que podemos auxiliar na gestão BWF da sua empresa, entre em contato conosco através de contato@arocorp.com.br.

Ações de FM pós COVID-19: preparando o ambiente no retorno dos colaboradores ao trabalho

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Poucos de nós imaginariam que algo invisível aos olhos comuns poderia gerar tamanho impacto em todo planeta Terra.

Isolamento social, paralisação de indústrias, comércio, prédios inteiros de escritórios vazios, enfim, negócios de todos os segmentos, famílias, cidades e países em todas as partes do mundo foram afetados pelo novo coronavírus – COVID-19. Um sentimento parece consenso entre todos: um “novo normal” será criado após a pandemia passar.

Gestores de Facilities e administradores prediais responsáveis pelos ambientes de trabalho (workplace) que já estão empenhados diuturnamente com planos de enfrentamento desta situação, lidarão, muito em breve, com um novo e também desafiador cenário quando do retorno destes colaboradores aos locais de trabalho.

Teletrabalho e home office já são uma realidade na vida de todos durante este processo e, evidente, foram usados de forma impositiva neste cenário de epidemia. No entanto, uma nova dinâmica empresarial deve ser colocada em pauta pelas empresas onde, muito provavelmente, as infraestruturas prediais deverão ser adaptadas, quando não reformuladas totalmente, visando atender aos pré requisitos destas novas demandas.

Possibilitar uma adequada condição laboral para mais níveis da organização será prioridade no retorno às atividades normais de trabalho e irá muito além daqueles níveis hierárquicos tradicionalmente atendidos com notebook e conexões rápidas de internet em suas residências. A propósito, será que as empresas terão de subsidiar parte destes custos para possibilitar o trabalho de casa?

Há muito tempo sabemos quanto a higiene e saúde ocupacional vêm sendo tratadas com especiais cuidados em grandes companhias e conectadas às suas estratégias de Facilities. No entanto, este “novo normal”, após o retorno de ocupação de grandes varejos, indústrias, shoppings centers e espaços educacionais, com certeza deverá ser completamente remodelado, seja com o uso de sanitizantes específicos, seja em comportamentos atitudinais dos colaboradores nestes estabelecimentos ou até mesmo inclusão permanente de álcool gel na entrada destes estabelecimentos.

Por enquanto temos muitas questões e dúvidas sobre o “depois da crise”, mas uma coisa é certa, terão maior sucesso (ou até sobrevivência) as empresas que realmente forem digitais, abandonando as plataformas e/ou softwares provisórios/paliativos por aplicações tecnológicas digitais de verdade, robustas e eficientes, adequadas ao tamanho de cada companhia, é claro.

O varejo deve consolidar o conceito de “omnichannel” através de estratégias integradas entre os seus diversos canais de atendimento, sejam online ou offline, cujo foco será cada vez mais a experiência do cliente. Os gestores de espaços deverão usar toda a experiência de anos adequando os ambientes de trabalho, agora para atender as lojas físicas, redesenhando esses espaços de forma integrada com os gestores de negócios para possibilitar a melhor experimentação da marca.

Precisamos nos preparar também para reduções significativas de espaços (área ocupada) e, com isso, muitas simulações, estudos e consequentes mudanças de layout nos espaços de trabalho deverão ser feitas. Estudos apontam para movimentos relevantes no varejo o que também levará a reduções de custos fixos do pessoal de backoffice, ou seja, reduções dos escritórios administrativos virão com muita força em breve.

Para os gestores de espaços de educação não será diferente, os cursos online já se provaram eficientes durante a crise. Vai haver uma revolução na forma como se aprende em todos os níveis e isso irá gerar mudanças radicais em todas as estruturas de ensino, com oportunidade de uma grande revolução nos sistemas de educação usando o online para atender a população e entregando aos alunos retreinamento contínuo, pois, na sociedade do conhecimento, não existe o “ex-aluno”. Ou você está aprendendo o tempo todo ou você está fora do mercado de trabalho.

Novos hábitos corporativos irão gerar reduções significativas nas viagens de negócios que obviamente serão substituídas por vídeo conferências e assim novamente teremos impacto direto na gestão de espaços, infraestrutura, revisão de políticas.
Enfim, os gestores de Facilities terão bastante trabalho pela frente. O modo de viver e de relacionar-se no trabalho vai mudar tanto que nós dividiremos a história em “antes do coronavírus” e “depois do coronavírus”. Alguns efeitos talvez não sejam imediatamente percebidos, mas a mudança de mentalidade há de criar alterações cujos efeitos ganhem escala só mais à frente.

Os gestores de Corporate Real Estate sempre conviveram com o tema de corte de custos, dada, é claro, a natureza dos serviços sob sua gestão que usualmente representam o 2º ou 3º maior conjunto de despesas das companhias. Neste momento de preparo para o pós crise, devemos ser ágeis e estar antenados. Transforme as ações de redução monetizando suas ideias criativas, visando aumentar a rentabilidade dos negócios com inteligência, sem deixar de lado o pragmatismo de entender a cultura, momento e nível de maturidade da organização em que você está inserido. Será importante ter claros os impactos de cada medida. É fundamental avaliar os reflexos das ações sob o aspecto humano e financeiro (curto, médio e longo prazo) que moldam os negócios e a perpetuidade das empresas. Para isso, importante será a busca e o uso adequado de informações, bem como discussões com diversos agentes e decisores envolvidos com o seu negócio. Por isso, torna-se muito relevante que essa discussão integrada e coordenada, se ainda não estiver acontecendo, se inicie agora.

Enfim, acreditamos em um “novo normal” para o bem da humanidade. Neste período de quarentena, tivemos oportunidade de experimentar hábitos diferentes, condições adversas e assim criar ainda mais resiliência para seguir com a gestão dos negócios, das nossas famílias e principalmente de nós mesmos através de reflexões profundas sobre o modo de viver e agir.

Com isso, todos pudemos experimentar algo que já era característica marcante de nossas atividades como gestores de Facilities: SERVIR!

Por Álvaro Aguiar e Luciano Brunherotto da ARO Consultoria

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São Paulo/SP – Brasil – 01307-002

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